Datenschutz-Managementsystem
DSGVO-Software: Datenschutz organisiert nachweisen
Die DSGVO verlangt nicht nur Konformität, sondern den Nachweis dieser Konformität (Art. 5 Abs. 2). Eine DSGVO-Software macht aus verstreuten Word- und Excel-Dateien einen geführten, jederzeit vorzeigbaren Datenschutzbetrieb: Verarbeitungsverzeichnis, technisch-organisatorische Maßnahmen, Betroffenenrechte, Lösch- und Meldeprozesse – verknüpft und revisionssicher.
Unverbindlich testen – keine Verpflichtung, keine automatische Vertragsbindung.
Fachlich geprüft von Dr. Stefan Spörrer, LL.M. – Wirtschaftsjurist, geprüfter Datenschutzbeauftragter und Gründer von MGMSYS · Aktualisiert: Juni 2026
Auf einen Blick
DSGVO-Software führt den Datenschutzbetrieb geführt und nachweisbar: Die DSGVO verlangt nicht nur Konformität, sondern deren Nachweis (Rechenschaftspflicht, Art. 5 Abs. 2).
- Kern eines Datenschutz-Managementsystems: Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30), technisch-organisatorische Maßnahmen (Art. 32) und Betroffenenrechte.
- Lösch- und Meldeprozesse geführt und revisionssicher – statt verstreuter Word- und Excel-Dateien.
- Nachweispflicht nach Art. 5 Abs. 2: Konformität muss jederzeit belegbar sein.
- Bausteine sind miteinander verknüpft – eine Änderung am Verfahren zieht sich bis in TOM und Nachweise durch.
- Relevant für Verantwortliche und Auftragsverarbeiter jeder Größe sowie interne und externe Datenschutzbeauftragte.
Primärquellen: DSGVO – Verordnung (EU) 2016/679 (EUR-Lex)
Stand: 2026 · Überblick ohne Gewähr, ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Entscheidungshilfe
Software, manuelle Umsetzung oder externe Beratung?
Wo eine Plattform Tempo, Nachvollziehbarkeit und laufende Pflege übernimmt – und wo manuelle Umsetzung oder reine Beratung an Grenzen stoßen.
| Kriterium (DSGVO) | MGMSYS-Software | Manuelle Umsetzung | Externe Beratung |
|---|---|---|---|
| Tempo bis zur Nachweisfähigkeit | Vorlagen & geführte Workflows ab Tag 1 | Hoch – jede Vorlage selbst erstellen | Abhängig von Beraterkapazität |
| Laufender Pflegeaufwand | Wiedervorlagen & Aufgaben automatisch | Manuell, fehleranfällig | Wiederkehrende Beratungskosten |
| Nachvollziehbarkeit / Audit-Trail | Versionierung & Protokoll integriert | Dateiablagen, schwer prüfbar | Extern, nicht im eigenen System |
| Aktualität bei Rechtsänderungen | Zentral im Tool gepflegt | Eigenrecherche nötig | Punktuell zum Mandat |
| Kosten (Größenordnung) | Planbares Abo | Personalzeit (verdeckt) | Tagessätze, projektbezogen |
| Skalierung auf weitere Normen | Module zuschaltbar, Cross-Reporting | Pro Norm neu aufsetzen | Pro Norm neues Mandat |
Für wen ist DSGVO-Software besonders relevant?
- Verantwortliche und Auftragsverarbeiter jeder Größe
- Interne und externe Datenschutzbeauftragte
- Unternehmen mit vielen Verarbeitungstätigkeiten und AV-Verträgen
- Organisationen mit regelmäßigen Betroffenenanfragen
- Teams, die Lösch- und Meldeprozesse nachweisbar führen müssen
- Wer Konformität nach Art. 5 Abs. 2 belegen können muss
Werkzeug
Was eine DSGVO-Software können muss
Datenschutz ist kein Dokument, sondern ein laufender Prozess. Diese Bausteine bilden den Kern eines arbeitsfähigen Datenschutz-Managementsystems – in MGMSYS sind sie miteinander verknüpft, nicht in getrennten Dateien verstreut.
Verarbeitungsverzeichnis (VVT)
Alle Verarbeitungen mit Zweck, Rechtsgrundlage, Datenkategorien, Empfängern und Löschfristen nach Art. 30 – mit Versionierung statt Excel-Chaos.
TOM-Katalog
Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32, jeder Verarbeitung zugeordnet, statt loser Maßnahmenliste.
Betroffenenrechte
Posteingang für Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung – mit Identitätsprüfung und Monatsfrist-Wächter.
Löschkonzept
Löschregeln je Zweck und Kategorie, Umsetzungsnachweis und Wiedervorlage statt vergessener Aufbewahrungsfristen.
Meldeprozess
Vorfallmodul mit 72-Stunden-Fristenwächter und vorbereiteten Meldetexten für die Aufsichtsbehörde nach Art. 33/34.
Auftragsverarbeitung
Dienstleisterregister mit AV-Verträgen, Drittlandbewertung und Wiedervorlage nach Art. 28.
Mehrwert
DSGVO-Software statt Excel – der Unterschied
Excel und Word-Vorlagen sind ein verbreiteter Einstieg, brechen aber im Betrieb. Eine echte DSGVO-Software löst genau die Schwächen, an denen Tabellenlandschaften scheitern.
| Herausforderung | Excel / Word | MGMSYS |
|---|---|---|
| Aktualität | Manuelle Pflege, schnell veraltet, niemand merkt es | Wiedervorlagen und Review-Termine erzwingen Aktualität |
| Zusammenhänge | VVT, TOM und Löschfristen in getrennten Dateien | Verarbeitung, TOM, Löschregel und AV-Vertrag verknüpft |
| Fristen | 72-h-Meldung und Monatsfrist leicht verpasst | Fristenwächter mit Eskalation und Historie |
| Nachweis | Kein Verlauf, wer wann was geändert hat | Versionierung und Protokoll für die Rechenschaftspflicht |
| Mehrere Beteiligte | Versionskonflikte, Datei per Mail | Rollen, Rechte und ein gemeinsamer Stand |
| Vorlage bei Prüfung | Mühsames Zusammensuchen | Export auf Knopfdruck zur Vorlage bei der Aufsichtsbehörde |
Nachweisführung
Rechenschaftspflicht ist der eigentliche Hebel
Art. 5 Abs. 2 DSGVO verlangt, dass der Verantwortliche die Einhaltung der Grundsätze nicht nur erfüllt, sondern auch nachweisen kann. Genau hier spielt eine DSGVO-Software ihre Stärke aus.
Lückenlose Historie
Jede Änderung am VVT, an TOM oder an einer Betroffenenanfrage wird mit Zeitstempel und Bearbeiter festgehalten – auf Nachfrage der Aufsichtsbehörde belegbar.
Ein gepflegter Stand
Statt vieler Dateiversionen gibt es eine Quelle der Wahrheit, die alle Beteiligten sehen und an der niemand versehentlich vorbeiarbeitet.
Auf Knopfdruck vorzeigbar
Berichte, VVT-Export und Statusübersichten lassen sich jederzeit erzeugen – ohne Tage vor einem Audit Dateien zusammenzusuchen.
Einen vollständigen Überblick über alle DSGVO-Pflichten und ihre Abbildung finden Sie auf der DSGVO-Überblicksseite.
Häufige Fragen
- Brauchen wir wirklich eine eigene DSGVO-Software?
Sobald mehrere Personen den Datenschutz pflegen, Fristen überwacht werden müssen und ein Nachweis gegenüber der Aufsichtsbehörde nötig sein kann, stoßen Excel und Word an Grenzen. Eine DSGVO-Software hält den Stand aktuell, verknüpft und nachweisbar.
- Können wir bestehende VVT-Daten übernehmen?
Ja. Bestehende Verarbeitungsverzeichnisse lassen sich strukturiert übertragen und im System weiterpflegen, statt bei null zu beginnen.
- Wo werden die Daten gehostet?
MGMSYS ist in Deutschland entwickelt und gehostet und nutzt keine US-Konzerne im produktiven Datenpfad – passend zu den Anforderungen an Drittlandübermittlungen nach Schrems II.
- Eignet sich die Software auch für externe DSB?
Ja. Das Mandantenmodell erlaubt die saubere Betreuung mehrerer Organisationen über eine Anmeldung, ohne dass sich Dokumente, Tasks oder Anfragen vermischen.
Weg von der Excel-Landschaft
VVT, TOM, Betroffenenrechte, Lösch- und Meldeprozesse als verknüpfter, jederzeit vorzeigbarer Stand statt verstreuter Dateien. Der Testzugang ist unverbindlich – keine automatische Vertragsbindung.